Informativa per il trattamento di dati personali
(ai sensi del Regolamento Europeo n°679/2016 e del D. Lgs. 196/03 e ss.mm.ii.)
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è l’Ordine dei Frati Minori (OFM) con sede nella Curia Generale dei frati minori in Via di Santa Maria Mediatrice, 25 – 00165 Roma. In caso di dubbi o ulteriori informazioni sulla privacy rivolgersi al seguente indirizzo e-mail: comgen@ofm.org .
Le Categorie di Dati personali
I dati oggetto di trattamento sono riconducibili alle seguenti categorie:
- dati anagrafici (nome e cognome);
- dati di contatto (e-mail);
- Dati bancari (coordinate bancarie).
Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- a) Gestire la donazione alla OFM (mediante donazioni regolari e/o una tantum, eseguite in varie modalità e.g., carta di credito, bollettino postale, PayPal o altro);
- b) Inviare materiale informativo e promozionale sull’attività dell’OFM tramite messaggi e-mail o comunicazioni analoghe;
- c) Gestire le attività – di natura amministrativo-contabile – necessarie per eseguire il contratto di donazione in qualsiasi forma effettuata,
- d) rispondere al messaggio o alla richiesta di informazioni,
- e) raccogliere e salvare informazioni sul dispositivo dell’Utente quando interagisce con il sito tramite l’utilizzo di cookie per fornire servizi di miglioramento o di misurazione dell'esperienza sul web, ecc..
La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui ai punti a) e b) che precedono è il legittimo interesse di OFM a trattare i dati personali dei propri sostenitori per perseguire con efficacia le proprie finalità statutarie. Tale legittimo interesse consiste nel mantenere costante il rapporto instaurato con l’interessato, per tenerlo informato in merito alle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione delle proprie attività non profit.
Limitatamente alle attività – di natura amministrativo-contabile – necessarie per eseguire il contratto di donazioni in qualsiasi forma effettuata, la base giuridica del trattamento è la necessità di eseguire un contratto di cui l’interessato è parte o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso o per adempiere ad obblighi di legge.
La base giuridica per la finalità d) è il consenso dell’interessato.
I cookie tecnici (ed equiparati) di cui alla lettera e) non necessitano di acquisire il consenso dell’interessato.
Soggetti o categorie di soggetti destinatari dei dati personali e trasferimento dati all’estero
I dati potranno essere resi accessibili, per le finalità elencate, a soggetti autorizzati oppure a soggetti nominati Responsabili del trattamento sempre nel rispetto del principio di finalità. I dati personali raccolti saranno resi disponibili alle persone autorizzate dalla OFM ai sensi dell’art. 29 del GDPR che svolgono attività di trattamento indispensabili per il perseguimento delle finalità sopra indicate. Nello specifico, si tratta delle persone preposte dal Titolare all’erogazione dei servizi specifici, all’amministrazione, alla gestione dei servizi informativi, ai rapporti con donatori effettivi e potenziali, agli organizzatori di campagne informative sui progetti e sulle attività istituzionali dell’OFM. I Responsabili sono soggetti dotati di esperienza, capacità tecniche, professionalità ed affidabilità, che svolgono operazioni di trattamento per conto nostro, nel rispetto della sicurezza e della riservatezza delle informazioni e da noi costantemente controllati nel loro operato.
L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto all’indirizzo comgen@ofm.org; oppure in alternativa, scrivendo all’Ordine dei Frati Minori, con sede legale in Via di Santa Maria Mediatrice, 25 – 00165 Roma.
Sempre nel rispetto dei principi del trattamento e per le finalità indicate, i dati potrebbero essere messi a disposizione dei seguenti soggetti terzi, giuridicamente autonomi rispetto al Titolare, che erogano servizi strumentali al perseguimento delle summenzionate finalità ed operano all’interno dell’Unione Europea:
- soggetti esterni all’OFM che svolgono servizi di intermediazione bancaria e finanziaria, trasporto e smistamento delle comunicazioni al pubblico, servizi di e-mailing, archiviazione della documentazione, consulenza, assicurazione, promozione e raccolta fondi, organizzazioni territoriali “aggregate” che attuano localmente il programma di OFM.
- a soggetti individuati per i quali la comunicazione si renda necessaria per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria.
In particolare, i dati personali del contribuente sono trasmessi all’Agenzia delle Entrate ai fini della dichiarazione precompilata. Il contribuente può esercitare il diritto di opposizione all’invio all’Agenzia dei dati relativi alle erogazioni liberali come previsto dal provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 9 febbraio 2018.
I dati non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.
Modalità di trattamento e conservazione dei dati
L’Ordine dei Frati Minori tratterà dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra secondo criteri variabili in funzione della categoria del dato, della natura del trattamento e delle finalità del trattamento medesimo. In linea di principio, OFM stabilirà il criterio di conservazione sulla base delle seguenti valutazione:
- Tutti i dati rispetto alle varie forme di donazione sono conservati fin tanto che il rapporto rimane attivo e comunque non oltre 10 anni dalla data di ciascuna manifestazione di sostegno dell’OFM (tipicamente di genere economico), oppure sino al momento in cui lei decidesse di esercitare il diritto di cessare il suo sostegno a OFM e chiedere la cancellazione dei dati medesimi, salvo che un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria non imponga la conservazione ovvero l’esercizio di un diritto (o comunque un legittimo interesse) dell’OFM medesima non ne richieda la conservazione.
- Tutti i dati dei donatori o interessati alla nostra attività trattati per finalità informative/promozionali sono conservati per il periodo temporale necessario a erogare i servizi di informazione riservati a dette persone. Tale diritto e interesse di informazione sorgono all’atto dell’adesione a qualsiasi iniziativa che dimostri la condivisione dei principi di OFM da parte dell’interessato, sia che questo comporti donazione o sia azione di interesse e di partecipazione alle attività istituzionali dell’OFM. Tale periodo è giustificato dal legittimo interesse di OFM a mantenere costante il rapporto instaurato con la persona per mantenerla informata su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con il contributo dei donatori o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione dei propri progetti nell’ambito delle proprie finalità istituzionali. Il periodo di conservazione è esteso fintanto che perdura l’interesse della persona a rimanere in contatto con l’OFM: se non ha più interesse, è sufficiente sia comunicarlo attraverso le modalità di cui al Paragrafo “Diritti degli interessati” e OFM adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non disturbare più la persona.
- Il tempo di conservazione per i dati personali di cui alla lettera d) saranno conservati per il tempo strettamente necessari a svolgere le attività precisate.
- Il tempo di conservazione per i dati personali di cui alla lettera e) saranno conservati per il tempo strettamente necessari a svolgere le attività precisate. Alla scadenza i dati saranno cancellati o anonimizzati, a meno che non sussistano ulteriori finalità per la conservazione degli stessi.
Decorsi i relativi periodi di conservazione, i dati personali verranno definitivamente cancellati e non saranno più trattati.
Diritti degli interessati
In ogni momento l'interessato potrà esercitare i propri diritti, di seguito in elenco, secondo quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 e dalla normativa nazionale in vigore:
- Diritto di accesso: l’'interessato ha il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali. In qualsiasi momento può chiedere l'accesso alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari a cui i dati personali sono o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati, l'esistenza dei diritti a suo favore, l'origine dei dati e l'eventuale esistenza di un processo automatizzato.
- Diritto di rettifica: l'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Inoltre, ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa. In tal caso il titolare del trattamento avrà l'obbligo di informare ciascun destinatario cui sono stati trasmessi i dati personali sulle eventuali rettifiche.
- Diritto di cancellazione: l'interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e richiedere la cancellazione. Inoltre, qualora i suoi dati sono stati resi pubblici, il titolare provvederà a cancellarli e adotterà misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell'interessato di cancellare qualsiasi copia dei suoi dati personali. OFM adotterà tutte le opportune misure tecniche e organizzative per non disturbarla più.
- Diritto di limitazione di trattamento: qualora l'interessato lo ritenga opportuno, può richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e limitarne il trattamento in futuro. In tal caso il titolare del trattamento provvederà a comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dai personali le eventuali limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
- Diritto di opposizione al trattamento: l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano.
- Diritto di revocare il consenso: nel caso di un trattamento basato sul consenso, l'interessato potrà revocare il consenso prestato per il trattamento. Tuttavia, tale atto non pregiudica la validità del trattamento effettuato dal titolare sino a quel momento.
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo: laddove l'interessato ritenga che i suoi dati siano stati trattati in modo illegittimo e violino le norme e i principi in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di rivolgersi all’Autorità di Controllo (Garante Privacy) per proporre reclamo, secondo le modalità da quest'ultima definite.
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti a Lei riconosciuti, inviando:
- una e-mail all’indirizzo comgen@ofm.org;
- oppure una raccomandata A.R. alla Curia Generale dei frati minori, con sede legale in Via di Santa Maria Mediatrice, 25 – 00165 Roma.
